Continu verbeteren in een team – wat als de basis ontbreekt?

Onze collega Marjolein van Gelderen is enige tijd geleden als Scrum Master met een, voor haar, nieuw team begonnen. Hoewel het team in het verleden al successen behaald had merkte ze al snel dat het niet meer zo lekker liep. Wat er aan de hand was en hoe ze hier samen met het team een oplossing voor vond beschrijft ze in deze blogpost! Bij sommige teams is de lijst van problemen lang. Teamleden die hun rol niet goed vervullen, onderlinge fricties, planningen die niet gehaald worden, werk dat niet naar tevredenheid wordt opgeleverd, vingerwijzen naar elkaar dat daardoor ontstaat en zo kan ik nog wel even doorgaan. Er zijn gelukkig voldoende instrumenten om dit aan te pakken. Vaak wordt er gegrepen naar de varianten die direct ingaan op samenwerken en onderlinge relaties, en inzoomen op onderlinge communicatie. Maar wat als het vertrouwen er simpelweg nog niet is? En hoe kom je tot vertrouwen? Bij teams waar deze basis ontbreekt kan het heel effectief zijn om opnieuw te beginnen en hardop uit te spreken dat we gaan werken aan vertrouwen met het doel om als team weer in staat te zijn ons te committeren aan onze afspraken. En zo was de praktijk in mijn team: Omdat we ons realiseerden dat waar we als team stonden ons niet beviel, spraken we af om het de komende program increment (periode) compleet anders te doen. Kortom: veel aandacht aan de verbetering van onze teamdynamiek in een overzichtelijke periode. In onze situatie hebben we afgesproken dat één persoon zich committeerde om aandacht te geven aan onze teamdynamiek en ons zo te faciliteren dat we samen een nieuwe basis voor vertrouwen konden leggen. En zo geschiedde… Om onze doelen te realiseren was er commitment nodig. Van het team zelf, maar ook van de omgeving, zoals andere teams en het management. Het moest ook duidelijk worden dat bij een zuchtje tegenwind of een ongewenste uitkomst er door ons niet weer van de route afgeweken zou worden. Want: onze voorspelbaarheid moest verbeteren. Mijn collega’s konden dit commitment echter alleen geven wanneer er sprake is van vertrouwen, en dat was precies wat er ontbrak. Dus daar heb ik met het team als eerste aan gewerkt. De eerste stap naar het vertrouwen die wij gezet hebben is zorgen voor transparantie. Een nieuw bord werd gemaakt en een helder overzicht gecreëerd van waar elk teamlid mee bezig was. Elke stand-up werd weer teruggebracht naar de basis: wat is er gedaan, wat ga je doen, heb je nog hulp nodig of verwacht je problemen? Hierdoor bleef het bord up-to-date en kon iedereen de status van het werk voor het team zien. Een eenvoudige en herkenbare actie die al heel snel tot verbetering leidde. Nu de transparantie er was konden we aan de slag om afspraken te maken over samenwerking met onze omgeving. Door duidelijkheid te scheppen over hoe wij als team werk aangeleverd willen hebben en actief samen met onze omgeving te prioriteren kwamen we tot een basis om betrouwbaar te leveren. Doordat wij als team vervolgens onze producten weer volgens verwachting opleverden aan onze gebruikers, creëerden wij een basis voor een hernieuwde samenwerking. Dus door duidelijk af te spreken aan welke eisen een userstory of feature moet voldoen en daar ook geen concessies meer op te doen zorgden we ervoor dat we betrouwbaar konden leveren en daardoor een betrouwbare partner werden. Juist die betrouwbaarheid werd voor ons de belangrijkste basis voor het vertrouwen waar het team en onze stakeholders behoefte aan hadden. Immers, als je goed weet wat je van de ander mag verwachten en het komt volgens verwachting, dan wordt elkaar vertrouwen eenvoudig(er). Hierbij is het belangrijk om te weten dat je van de ander op aan kan, ook als het even minder makkelijk is. Doordat we betrouwbaar gingen leveren, werden we ook opener voor onze omgeving en was iedereen continu tijdig op de hoogte van wat er gaat gebeuren. Hierdoor hebben we onze omgeving werkelijk de kans gegeven om ons te steunen en mee te besluiten wanneer er obstakels zijn, en groeide het draagvlak. Het werkelijk open zijn was een onderdeel dat in het begin nog best lastig was, maar waar we goed mee hebben geoefend. Het zo snel mogelijk delen van (potentieel) negatieve uitkomsten geeft onze omgeving de kans te anticiperen en samen risico’s te mitigeren. De uitkomst was dat het team al na een aantal weken een meer ontspannen samenwerking liet zien. Problemen werden aangekaart en twijfels over aanpak werden besproken. Men ging elkaar om hulp vragen en er werd hulp aangeboden. We konden tijdig ingrijpen op frustraties en creëerden daarmee ruimte om het weer over de oplossing te hebben. Maar het mooiste effect is dat in en rondom het team er steeds meer plezier in het werk was en de humor weer terug is gekomen. Omdat het team nu weer vanuit vertrouwen werkt hoeft niet elk detail meer besproken te worden met iedereen. Niet iedereen hoeft meer bij elke e-mail of afspraak betrokken te worden. Immers: als je nodig bent dan weten wij je te vinden en als het belangrijk voor je is dan brengen we je op de hoogte. Al deze tijd en energie kunnen we nu gebruiken op het effectief leveren. Al het bovenstaande heeft uiteindelijk bijgedragen aan een behoorlijke boost van de kwaliteit. Het werk wordt op tijd opgeleverd (dit kostte mij taart, want al het werk uit de sprint was aan het einde af). Dat maakte de gebruikers zo blij dat er complimenten tijdens de demo werden geoogst omdat men blij is met de realisatie van goede producten. En onze gebruikers worden op hun beurt weer gemotiveerd om steeds vaker spontaan in de lucht te komen om te zorgen dat hun wensen op een goede manier aangeleverd worden en echt begrepen worden. Het allergrootste compliment kwam van één van de “uitgebluste” teamleden die ik aan de start van mijn opdracht aantrof: “We zijn sinds jaren echt een team!” De aanpak vanuit één persoon die aan de verbetering van het team werkt is vandaag de dag verdwenen. De komende periode werk ik minder en de waarneming van mijn taken heb ik vol vertrouwen overgedragen aan het team, dat de smaak van het continu verbeteren helemaal te pakken heeft. Mocht je een keer met Marjolein willen sparren over dit, of een ander onderwerp, stuur dan een mail naar info@towson.nl of neem telefonisch contact met ons op!