Effectief samenwerken op basis van een gezonde teamdynamiek – Transactionele Analyse (TA)

Een goede teamdynamiek is een zeer bepalende factor voor het succes van een team. Gelukkig is deze dynamiek binnen de meeste teams goed, maar helaas in sommige teams helemaal niet. Hoe komt het toch dat het in sommige teams niet werkt? En belangrijker, wat te doen? Collega Sander Naus geeft in dit artikel zijn kijk op teamdynamiek en beschrijft bovendien nog twee workshops hoe je hieraan kan werken om de samenwerking in een team (weer) effectief te maken. Deze workshops kun je ervaren in de Meetup die Towson binnenkort organiseert.

We kennen allemaal deze werksituatie: Twee teamleden vliegen elkaar weer in de haren. De rest kijkt passief toe. Een manager zit in ieder overleg kritiek te spuien. Wat is hier aan de hand?

In dit artikel beschrijf ik hoe je ineffectief gedrag kunt doorbreken met behulp van de Transactionele Analyse (TA). Ik deel twee werkvormen die hiertoe in te zetten zijn in de praktijk bij het werken met leidinggevenden en teams.

De TA is een theorie over communicatie tussen mensen onderling. In de TA wordt uitgegaan van drie posities waar vanuit we reageren op situaties met anderen. Als je de TA begrijpt kun je er bewuster voor kiezen om te reageren vanuit een bepaalde positie. Je kunt de communicatie met anderen makkelijker maken en irritaties verminderen.

De drie posities waar vanuit we reageren zijn de oudertoestand, de volwassentoestand en de kindtoestand.

De oudertoestand staat voor waarden en normen die vaak aan anderen worden opgelegd. De subpositie ‘kritische ouder’ stelt grenzen aan anderen. Wanneer de ouder zorgzaam of verantwoordelijk optreedt dan is er sprake van de ‘voedende ouder’. De kindtoestand staat voor verwachtingen, behoeften en gevoelens. Het ‘aangepaste kind’ is gehoorzaam en geduldig. Het ‘vrije kind’ is creatief en spontaan en gaat voor de eigen behoeften.De volwassentoestand is vaak de meest wenselijke. De ouder- en kindposities roepen veel sneller overdracht of weerstand op. De volwassenpositie laat zich niet meeslepen in emoties. Heeft inzicht in de positie van anderen, oordeelt niet en neemt en geeft verantwoordelijkheid. Deze positie is bovendien geschikt om problemen logisch en effectief te benaderen. Een keerzijde is besluiteloosheid en als saai ervaren worden omdat het ontbreekt aan uitspattingen. Effectief communiceren betekent dan ook niet dat enkel nog de volwassenpositie wordt ingenomen. Alle egoposities hebben hun voor- en nadelen en zijn functioneel in te zetten.

Een leidinggevende die in een overleg steeds uithaalt naar medewerkers (kritische ouderpositie) en zich afvraagt waarom iedereen zo passief is, heeft wellicht niet door dat eigen gedrag ervoor heeft gezorgd dat anderen de aangepaste kindpositie hebben ingenomen. Een oplossing kan ontstaan zodra een van beide partijen zich verplaatst naar de volwassenpositie.
Uiteraard is de ‘vorm’ van communicatie geen oplossing voor alle problemen. Het kan wél veel problemen voorkomen. Mensen kunnen inhoudelijk tegenover elkaar staan en zich niet vinden in de standpunten van de ander. Het op elkaar reageren vanuit ouder- en kindposities werkt dan escalaties in de hand. Bij het innemen van volwassenposities kan onderling respect en een goede verstandhouding blijven bestaan.

De TA is uitstekend toe te passen in de praktijk. Onderstaande TA-werkvormen zijn een bewezen hulpmiddel bij het verhogen van de effectiviteit van teams en leidinggevenden.

Werkvorm 1: TA bij Teams

Coachvragen die regelmatig voorkomen bij teams: hoe gaan wij om met verschillende persoonlijkheden? Hoe kunnen wij elkaar beter begrijpen? Hoe zorgen we voor minder frustraties? Hoe verminderen we ergernissen?

De zeven te nemen stappen:

1. Observeer de communicatie van de teamleden in verschillende situaties
2. Licht in een coachgesprek kort de TA toe en laat de teamleden voorbeelden geven
3. Laat de teamleden vaststellen welke egoposities regelmatig worden gebruikt
4. Laat de teamleden toelichten welke ongewenste effecten er zijn
5. Laat de teamleden vaststellen hoe het in het vervolg anders kan
6. Laat de teamleden hun vervolgstappen bepalen en hun acties vastleggen
7. Observatie en evaluatie op een later moment

Werken met de TA is bij teams zeer krachtig. Het model geeft direct zelfinzicht. De basis is om niet in te vullen voor een ander en het team steeds zelf in actie te laten komen.

Stap één is optioneel en aan te raden bij teams met grotere issues. Als er kans is op vingerwijzen komen onafhankelijke observaties goed van pas. Daar zijn ook video-opnames een bruikbaar middel. Door het afspelen van fragmenten kan het team turven welk teamlid hoe vaak welke ego-positie heeft ingenomen. Met daarbij een notitie of er sprake was van een positieve of negatieve uitkomst. Ook het teamlid met de hoogste weerstand ontkomt niet aan zelfinzicht- en evaluatie wanneer er sprake is van feitelijke observaties.
Video-opnames leggen ook de meer ingewikkelde teamdynamieken bloot. Uit non-verbale communicatie blijkt bijvoorbeeld dat twee teamleden een grote rol speelden bij een incident, omdat ze een flinke grimas trokken (vrije kind) op de ego-positie van een ander.

Confronteer het team met egoposities die tijdens de coachsessie worden ingenomen. Er is niets krachtiger dan coaching in het moment zelf. Tijdens stappen drie en vier ontstaat zelfinzicht en komen ook regelmatig schaamte en afwijzing om de hoek kijken. Bij teams met onderling vertrouwen ontstaat ontlading en lachen om en met elkaar. Dit vormt een goede basis om in stappen vijf en zes te komen tot nieuwe en meer effectieve omgangsvormen. Goede vragen om te stellen zijn: hoe zou het een volgende keer anders kunnen? En: welke afspraken kunnen we hier over maken?

Een afspraak die nog wel eens wordt gemaakt is dat teamleden geen kind- of volwassenposities meer mogen innemen tijdens meetings. En wanneer dat wél gebeurt dat men elkaar daarop aanspreekt. In feite creëert het team daarmee een norm en positioneert zichzelf daarmee in de kritische ouderpositie. Het is goed om te onderkennen dat alle egoposities er mogen zijn en hun functie hebben. Een effectievere afspraak is dat wanneer een ingenomen egopositie van een teamlid als problematisch wordt ervaren, men elkaar daar vanuit de volwassenpositie op aanspreekt. Feitelijk en zonder oordeel. En benoemend wat het met de eigen persoon doet.

Bij een evaluatie kan worden gevraagd naar effecten. Zijn teamleden meer zelfbewust? Herkennen ze patronen? Spreken ze elkaar aan? Zijn ze in staat om hun gedrag aan te passen? Vaak is één TA-sessie al genoeg om het team weer soepel met elkaar te laten samenwerken. Er is meer wederzijds begrip. Het model heeft een opening gegeven om elkaar aan te spreken bij ineffectieve communicatie en om elkaar vervolgens te helpen.

Werkvorm 2: TA bij leidinggevenden / individuen

Enkele coachvragen die regelmatig voorkomen bij leidinggevenden zijn: hoe krijg ik mijn mensen mee? Hoe zorg ik voor minder conflicten? Hoe komt mijn boodschap beter over?

De acht te nemen stappen:

1. Observeer de communicatie van de leidinggevende in verschillende situaties
2. Licht in een coachgesprek kort de TA toe en laat de ander voorbeelden geven
3. Simuleer (lastige) gesprekken waarbij je als coach diverse egoposities inneemt
4. Laat de ander vaststellen welke egoposities in welke mate worden gebruikt
5. Laat de ander toelichten welke ongewenste effecten er zijn
6. Laat de ander vaststellen hoe het in het vervolg anders kan
7. Laat de ander vervolgstappen bepalen en acties vastleggen
8. Observatie en evaluatie op een later moment

De TA-werkvorm voor de leidinggevende bevat één stap meer dan de werkvorm voor teams. Bijna iedereen is wel in staat om aan te geven welke eigen egoposities dominant zijn en het meest worden ingenomen. Een leidinggevende hoort echter minder vaak terug ‘dit doet jouw gedrag met mij’. Om tóch een spiegel voor te houden is stap drie toegevoegd. Hierin worden gesprekken gesimuleerd waarbij je als coach afwisselt tussen egoposities. Bij voorkeur brengt de leidinggevende een actuele of recente situatie in die stroef verliep of waarbij sprake was van weerstand. Zodra het gesprek vastloopt of na een minuut of tien wordt geëvalueerd. Welke egoposities zijn gebruikt en wat was het effect? Welke alternatieve egopositie had meer succes kunnen hebben?
Hetzelfde gesprek wordt nogmaals gevoerd echter moet de leidinggevende nu een andere egopositie innemen. Was de voedende ouder dominant dan mag deze egopositie nu niet meer worden ingenomen. Met deze simulatie wordt geleerd dat andere egoposities tot andere reacties leiden. Een vaak corrigerende manager krijgt bijvoorbeeld het inzicht om vaker de voedende ouderpositie te innemen om vertrouwen en eigen initiatief van medewerkers te vergroten.

Het voeren van simulatiegesprekken is niet eenvoudig. Het roept weerstand en overdracht op. Overdracht is het projecteren van gevoelens, wensen en verwachtingen op de ander. In een coachopleiding kan worden geleerd om hier adequaat mee om te gaan.

Het inzetten van video-opnames is een ander middel om toe te passen. Laat de leidinggevende turven welke egoposities zelf en door anderen worden toegepast. En in welke situaties de eigen egoposities ineffectief waren. Laat vaststellen welke alternatieve egoposities beter hadden gewerkt. Dit is om te zetten naar concrete doelen: het minder toepassen van de ene egopositie en het vaker inzetten van een andere.

Met video-opnamen krijgt de leidinggevende vervolgens ook meer inzicht in de eigen non-verbale communicatie. Zoals vanuit een zorgzame-ouderpositie reageren met een geïrriteerde blik. De lichaamstaal spreekt hier de woorden tegen. Het bewust inzetten van egoposities moet geen toneelspelen worden. Het is aan te raden om observatie en evaluatie nog zeker enkele malen te laten plaatsvinden. Zoals gezegd krijgt een leidinggevende vaak minder feedback terug vanuit de eigen omgeving. Het is verstandig om verschillende situaties te observeren. Iemand reageert en handelt in een-op-een gesprekken vaak heel anders dan voor grote groepen.
Het is steeds weer verrassend om te zien hoe personen in zeer korte tijd, met slechts enkele observaties en coachsessies, grote stappen zetten in effectieve communicatie.