Geef betekenis aan Business Objectives en stuur op waarde

Betekenis geven aan de Agilerituelen is een van de belangrijke taken die een scrum master en RTE hebben. Wanneer je dit niet doet is het directe gevolg dat mensen zich hardop afvragen waarom hun aanwezigheid gewenst is. Indirect is de schade echter nog veel groter: de rituelen verliezen hun kracht om veranderingen en productrealisatie effectief te sturen. Een van die aspecten waar een Scum Master of RTE tijdens de PI planning betekenis aan moet geven, is het coachen van de Agile Release Train en de Business Owner op het samen vaststellen van goede Business Objectives. 

Het hebben van goede en goed gedragen business objectives leidt tot focus en de juiste gesprekken of binnen de ART tijdens de increment de juiste dingen gedaan worden. Het niet hebben van goede en goed gedragen business objectives leidt er bijna altijd toe dat de verwachtingen van de business owner en de stakeholders afwijken van wat de Agile Release Train werkelijk oplevert. Met alle teleurstelling die daarbij hoort.

Onvoldoende betrokkenheid van Business Owners leidt tot teleurstelling over opgeleverde resultaten.

Na de overgang naar het SAFe werken en een Agiletransformatie, ervaren veel organisaties een nieuwe structuur van Agile Release Trains, Program Increments (PI) en PI planningen. Ondanks de voortgang in het transformeren naar een agile organisatie, blijft de snelheid en invulling van strategische doelstellingen vaak achter. Business Owners zijn vaak nog niet voldoende betrokken en hebben daardoor geen duidelijk beeld van wat ze kunnen verwachten. Dit resulteert regelmatig in teleurstelling over opgeleverde resultaten. Zelfs als er een goed draaiende ART is, dragen de opgeleverde Features mogelijk beperkt bij aan de hogere organisatiedoelen. Een gesprek tussen de Business Owner en de ART over PI Objectives kan deze uitdagingen aanpakken.

Bekijk onze SAFe Agile Product Management training

Toch zal niet elke organisatie dit herkennen en worstelt men in het begin geregeld met het vertalen van de strategie in goede PI Features. Of er zijn juist zoveel Features dat men door de bomen het bos niet meer ziet. Met PI objectives kun je de focus houden op wat echt belangrijk is en die Features die het meeste bijdragen aan de strategische doelen voorrang geven. Hieronder lees je wat dit zijn en hoe je ze gebruikt. 

PI planning: de magie van het framework

Eerst even terug naar de basis: waarom kiezen organisaties voor een PI-cadans met PI planning-events? Volgens de SAFe-auteurs bestaat er geen SAFe zonder PI planning. Sterker nog: zij noemen de PI planning de magie van het framework. De kracht van het event zit erin om in een 2-daagse sessie van strategie tot realisatieplanning te komen. In het event zit een feedbackloop verweven die de problemen van de teams expliciet op de tafel van de beslissers legt. Zo kan een team dat een nieuw product ontwikkelt er tijdens het plannen van de Features erachter komen dat er specifieke kennis nodig is van buiten het team. Er kan dan diezelfde dag nog door de directie besloten worden om een expert daarvoor vrij te maken. Door het transparant maken van wat er nodig is om tot resultaten te komen wordt het eenvoudig om hiervoor de juiste beslissingen te nemen.  

PI objectives beschrijven wat er bereikt zal zijn als het PI succesvol is; Wat kan de organisatie na de realisatie gedurende een increment dat het voorheen nog niet kon?  PI objectives zijn in de basis simpel: een lijstje bulletpoints met 7-10 concrete doelen voor het komende Program Increment, doorgaans 8 tot 12 weken. Deze doelen moeten realistisch en haalbaar zijn en duidelijk bijdragen aan de doelen van de organisatie waar een ART deel van uitmaakt. Goede vragen om jezelf te stellen bij het opstellen van de PI objectives zijn: -Welke functionaliteit is gereleased?; -Hoeveel extra gebruikers zijn bereikt?; -Welke kosten zijn bespaard? Voorbeelden zijn: “Eerste product verkocht in de app” of  “Een werkende feedbackknop op de website”.

PI Objectives laten stakeholders de waarde herkennen zonder alle Feature-details te begrijpen, tonen afhankelijkheden, en hoe stakeholders kunnen bijdragen aan de doelen.

Belangrijk voor PI Objectives is dat de stakeholders van de ART de waarde ook eenvoudig herkennen. Het geeft ze daarmee een goed beeld van wat ze kunnen verwachten zonder elke Feature te moeten begrijpen. Daarnaast maakt het afhankelijkheden inzichtelijk en toont het hoe stakeholders kunnen helpen om de gestelde doelen te realiseren. Een voorbeeld: “Om een product te kunnen verkopen in de app is nodig dat Finance het facturatieproces ondersteunt”. Dat geeft de Finance stakeholder een duidelijke taak mee voor het PI.

Door de PI Objectives te scoren en ordenen maak je helder van welke objective je de grootste bijdrage verwacht aan de organisatiedoelen.

Hoe stel je goede PI Objectives op?

Volg het stappenplan hieronder: 

1. De Product manager(s) stelt (stellen) een eerste versie van PI Objectives op, vanuit de productdoelen en Features voor het PI. Wat zijn de belangrijkste doelen voor dit PI?
2. Op het PI plannen de teams Features in en wordt duidelijk wat wel en niet gepland kan worden. 
3. De ART teams bepalen hun doelen op teamniveau, gebaseerd op Features die ze dit PI plannen. Deze Teamobjectives geven aan welke hogere doelen het team met deze Features wil bereiken. Een goede checkvraag hierbij is: wanneer heeft het team een succesvol PI? Belangrijk om deze doelen SMART te maken, zodat het team hier tijdens het PI op kan sturen.
4. Op basis van de eerste versie van de geplande Features en teamobjectives stelt de Product manager de PI Objectives op. 
5. De Release Train Engineer toetst de Objectives bij de teams op haalbaarheid zodat zij zich eraan kunnen committeren.
6. Wanneer de PI Objectives definitief zijn kan de Product Manager deze scoren van 1-10 op waarde.
7. De Product Manager deelt de PI Objectives met de ART en haar stakeholders. Door ze transparant te maken en gedurende het PI als referentie te gebruiken blijft de ART de belangrijkste doelen in het vizier houden. Dit start bij de PI confidencevote en loopt door in PO Syncs en Sprint Reviews tot de afsluitende Inspect & Adapt sessie.  

Geef betekenis aan Business Objectives om het SAFe-model effectief te gebruiken en te sturen op waarde in plaats van opgeleverde Features

Naast de gecommiteerde PI Objectives kan de ART ook niet-gecommitteerde objectives opnemen. Dit zijn doelen die wel waardevol zijn, maar waaraan de teams zich niet met zekerheid kunnen committeren dat ze deze kunnen afronden binnen het PI. Oorzaken hiervan zijn externe afhankelijkheden, of er is nog grote onzekerheid in de exacte uitkomst van wat er gebouwd wordt, of nog onvoldoende kennis van de tool waarmee gewerkt wordt. Door deze objectives wel te benoemen en ervoor te plannen, maar niet op te committeren verhoog je de betrouwbaarheid van de ART. De business owner weet nu waar zeker op gerekend mag worden en wat op basis van best effort gedaan wordt.

Door te werken met PI Objectives zijn de doelen samengevat in voor iedereen begrijpbare taal. Succescriteria zijn expliciet, concreet én hebben commitment van de teams. Business Owners hoeven zich niet volledig te verdiepen op alle features en stories en snappen direct waar de ART zich op richt, maar belangrijker: op welke prestatie van de ART ze mogen rekenen. Door met elkaar de juiste betekenis te geven aan Business Objectives kun je het SAFe-model effectief inzetten waar het voor bedoeld is, namelijk het sturen op waarde (outcome) in plaats van opgeleverde Features (output).

Heb je ook een uitdaging om businessdoelstellingen te bereiken in een agile omgeving? Wil je meer weten over het gebruik van PI Objectives? Neem dan contact op via info@towson.nl en één van onze consultants helpt je graag verder!