Samen besloten

Wanneer je binnen organisaties vraagt hoe een besluit tot stand is gekomen hoor je vaak “Dat hebben we samen besloten”. Maar hoe komt het dan toch dat niet iedereen zich achter het besluit schaart? Is het proces naar het besluit voor iedereen in de groep wel zo helder geweest dat men doorheeft dat iedereen die relevant was voor de besluitvorming ook zijn of haar input heeft kunnen geven? In dit artikel beschrijft Richard Ham hoe je besluitvorming op een goede manier begeleidt.

Door Richard Ham

Herken je dat? Uitspraken als: ‘Alle neuzen dezelfde kant op’, ‘Meerderheid van stemmen geldt’, ‘Knopen doorhakken’. En ergens op de achtergrond hoor je nog net dat iemand, of zelfs meer mensen, nog een klein beetje sputteren, 1-2tjes hebben, het besluit morrend of gelaten ‘accepteren’ of zelfs ongeïnteresseerd uit het raam staren!

Wat is dan de waarde van het genomen besluit? Is het dan echt gedragen? Komt het dan helemaal goed?

Persoonlijk zie ik dat soort besluiten nog wel eens ‘dooretteren’ gaandeweg de uitvoering. En als het dan tegenzit of tegenvalt tijdens de executie, wordt er geprobeerd te morrelen aan het besluit. Vaak onder water met ‘pocketveto’s’, maar soms zelfs openlijk, en ontstaat er zelfs een revolte. Gevolg is dat er in ieder geval een eigen invulling aan het besluit gegeven wordt waardoor de uitvoering vertraagt of zelfs stilvalt met alle gevolgen van dien.

Was het dan zo’n slecht besluit/voorstel? Welnee! Het probleem zit in het proces van de besluitvorming waarbij duidelijk geen aandacht was voor eventuele tegengeluiden. Alternatieve inzichten en gegronde zorgen zijn niet meegenomen.

Volgens Myrna en Greg Lewis zouden we met de 5 stappen/fases van Deep Democracy een inclusiever groepsbesluit realiseren door beter gebruik te maken van de wijsheid, kennis en inzichten van de gehele groep, in plaats van de meerderheid of de dominantste sprekers. Uiteraard is het doel een beter en breder gedragen besluit te krijgen met duidelijkere risico’s en mitigaties.

Wanneer dan de gehele groep zich écht schaart achter een besluit, zal daarmee eenieder zich ook verantwoordelijk voelen om te helpen een goed resultaat te realiseren. Dit wordt direct duidelijk als het even tegenzit tijdens de uitvoering, het is immers ieders besluit geworden.

Deep Democracy bestaat uit potentieel 2 hoofddelen, een boven en een onder de waterlijn (de ‘ijsberg’analogie), en in totaal 5 fases waarin de besluitvorming zich bevindt:

• 1) Verzamelen invalshoeken
• 2) Zoeken naar alternatief
• 3) Verspreiden van het alternatief
• 4) Wijsheid minderheid toevoegen
• 5) Werken met de onderstroom

Om Deep Democracy te ondersteunen zijn facilitating-, communicatie- en interactietechnieken beschikbaar waarmee voorwaarden worden geschapen rond betrokkenheid, vertrouwen en openheid. Hierbij helpt externe, onafhankelijke begeleiding in het begin. Is de groep eenmaal gewend aan deze manier van samenwerken met respect, openheid en vertrouwen naar elkaar toe, dan zal dit de nieuwe cultuur van besluitvorming worden. Externe begeleiding is dan niet meer nodig.

In het Agile werken wordt al impliciet gebruik gemaakt van delen van deze inzichten. We kennen de ‘fist of five’ en vooral de uitvraging en opvolging van de 1, 2 en soms 3 stemmers. Ik zie daarnaast op veel plekken (MT’s) check-in’s en soms zelfs check-out’s, we kennen tijdens refinement- en planningsessies het gebruik van Conversation én Confirmation.
We zijn dus best flink op weg.

Maar hoeveel ruimte en aandacht hebben wij voor de onderstroom en tegengeluiden van onze collega’s? Zien we en acteren we voldoende op de ‘uit het raam staarders’ of de ‘stille collega’s’? Spreken we altijd het ongemakkelijke gevoel of de onuitgesproken spanning in een groep uit?
Ik zie dat vaak onvoldoende gebeuren met alle gevolgen zoals in het begin beschreven.

Een ander proces van besluitvorming kan dan een uitkomst zijn, zoals gebruik maken van de inzichten, technieken en processtappen van Deep Democracy.

Waar zou jij of zouden jullie je besluitvorming kunnen of willen verbeteren bij jezelf, in jouw organisatie of omgeving?
Mocht je met 1 van onze coaches hierover, of over een ander onderwerp, willen sparren, neem dan contact op met ons: stuur een mail naar info@towson.nl of neem telefonisch contact op: 085 877 0180.

Onze Teamtraining Lencioni en DISC besteedt uitgebreid aandacht aan samenwerking binnen en tussen teams. Wil je meer weten over deze teamtraining, klik dan hier.