Waarom HR het voortouw moet nemen in agile transformaties

Het is voor elke human resources (HR) professional in een agile projectomgeving vaak een doorn in het oog: HR wordt tijdens een transformatietraject laat aangehaakt. Volgens Orpheo Ormskerk en Peter Turien een gemiste kans – zij leggen uit waarom HR niet alleen vanaf het begin betrokken zou moeten zijn, maar een prominente of zelfs leidende rol zouden moeten hebben in het transformatieteam.

Voor agile transformaties is het niet noodzakelijk dat de HR-organisatie zelf haar producten al kort-cyclisch oplevert (al helpt het wel). Wel is het voorwaarde dat zij de agile waarden en principes omarmt en deze vervolgens gebruikt om de HR-dienstverlening opnieuw in te richten, in lijn met toekomstige werken.
De relatie Agile en HR kunnen we beschouwen vanuit twee zienswijzen waardoor er twee vakgebieden ontstaan: Agile voor HR en HR voor Agile.

Wanneer we kijken naar Agile voor HR, dan hebben we het over hoe HR organisaties zelf agile werken en bijdrage leveren, en kijken we hoe zij de producten en diensten iteratief aanbieden. Dit, in plaats van in één keer een hele oplossing voor de hele organisatie te proberen te implementeren vanuit de bigbang gedachte. Door ook voor de HR-functie iteratief te werken, kunnen items uit de service catalogus in sneller tempo vrijgegeven worden.

HR voor Agile gaat over de rol van HR als essentieel onderdeel voor het succes van agile transformaties. Wanneer organisaties veranderen naar een agile gericht operating model is de rol van HR om de ondersteuning van gedrags- en structurele veranderingen te waarborgen.

Omdat in de basis van agile werken gestreefd wordt naar zelfsturende teams, gaat het daarmee ook over het opnieuw uitvinden en inrichten van de relatie die onze HR-functionarissen met de rest van de organisatie hebben. De diensten en producten die HR levert moeten de organisatie helpen in de evolutie naar een Agile organisatie en bijdragen aan het zo snel mogelijk duurzaam waarde leveren aan de eindklant.

De HR peilers zijn de basis voor het succes van de transformatie

Een HR-organisatie is binnen een bedrijf richtinggevend op in ieder geval de volgende vier onderwerpen:

• Skills en learning & development
• People performance
• Leiderschapsontwikkeling
• Rolduidelijkheid en rol zuiverheid

Dit zijn ook precies de vier middelen die vanuit de agile transformatie ingezet worden om de noodzakelijke houding en gedragsverandering mogelijk te maken.

Om de voordelen van agile werken optimaal te kunnen verzilveren moeten bedrijven en/of bedrijfsonderdelen zich over de breedte van de organisatie anders organiseren en gedragen. Ze moeten onder andere klantgerichter worden, datagedreven handelen en autonomie nastreven. Dit kan alleen als hier het juiste draagvlak voor gecreëerd wordt en deze verandering vervolgens verankerd wordt.

De verandering is vérstrekkend en vraagt daarom om een andere houding en relatie van de leiders en hun interactie met teams en mensen.

Het creëren van draagvlak voor deze verandering, het definiëren van de nieuwe kaders en het faciliteren van het gewenste gedrag is nu júist het specialisme van een HR-team. Daarmee kun je stellen dat het een onmisbare partij is in het vormgeven van de agile georiënteerde organisatie en dat ze vanaf het begin onderdeel dient te zijn van een transformatieteam.

We verwachten van onze HR al dat zij de leiding neemt in de borging en facilitering van de juiste vaardigheden. Dit gebeurt onder andere door visie op, en aandacht voor, het aannamebeleid, het opzetten van een bedrijfsbreed opleidingscurriculum en het faciliteren van persoonlijke ontwikkelingsplannen. Dit zijn vaardigheden en ervaring die helpen om een snelle en succesvolle start te maken. Mensen met ervaring kunnen snel en zorgvuldig gerekruteerd worden en mensen binnen de organisatie wordt perspectief geboden met verbreding van de kennis en vaardigheden.

Echter, de juiste skills aan boord hebben is alleen voldoende in de pilotfase wanneer nog maar een beperkt deel van de organisatie agile werkt. Zodra het agile werken breder ingezet wordt en dit hét “operating model” wordt, ontstaat de behoefte aan rolzuiverheid en rolduidelijkheid.

Vaak is dit het (te) late moment dat de HR-organisaties actief gevraagd worden om deel te nemen aan de agile transformatie. En dan vaak nog met een beperkte vraag om deze rolzuiverheid en duidelijkheid te faciliteren door heldere profielbeschrijvingen te maken die voldoen aan alle wettelijke verplichtingen. Deze profielen zijn heel belangrijk omdat rollen zoals Product Owner, Scrum Master etc. vaak nieuw zijn voor een organisatie.

Dit kan niet los gezien worden van visie ontwikkelen en implementeren van nieuw leiderschap en leiderschapsontwikkeling. Zo zal er op een heel andere manier worden omgegaan met performancemanagement en zal verwacht worden dat besluitvorming veel meer op teamniveau komt te liggen. Dit betekent dat HR nieuwe capabilities moet ontwikkelen die het nieuwe werken ondersteunen en toekomstvast zijn binnen de nieuwe manier van werken.

De HR functonaris als servant leader en coach

Over toekomstvast gesproken – ook de HR functionarissen zullen de agile mentaliteit moeten gaan omarmen en uitdragen. Dit kan door zich te positioneren als zogenaamde “servant leaders” (dienend leiderschap”). Want als er verwacht wordt dat mensen en teams meer eigenaarschap nemen, zullen deze teams ook meer HR-taken in de teams oppakken en onder elkaar regelen.

Kortom de HR-functionaris zal nog meer dan vandaag een adviseur en coach worden die aangeeft wat de kaders zijn waarbinnen de teams kunnen handelen. Dit is een extra argument dat de HR-organisatie en de HR-functionarissen al vanaf het begin een substantiële rol in de agile transformatie dienen te hebben om niet continu achter de feiten aan te lopen en daardoor de remmende factor op de verandering te worden.

Nu veel organisaties een tweede iteratie inzetten in de agile transformatie om het volgende verzilveringsplateau te behalen is het raadzaam om nog eens goed na te denken over de samenstelling van de transformatieteams en dat de HR-functie direct de rol krijgt die organisaties verdienen zodat HR een optimale bijdrage aan de nieuwe manier van werken kan leveren.