Hoe Obeya het UWV helpt zijn doelen te realiseren

Om het stellen én bereiken van doelen te ondersteunen, heeft het CIO-Office van het UWV obeya geadopteerd. Daarbij wordt de afdeling geholpen door Miriam Lorenzo-Miske van Towson, die adviseert over de implementatie en het effectief toepassen van obeya. Simone Werner-Lodder, Hoofd CIO-Office, vertelt hoe obeya bijdraagt aan de doelrealisatie van haar team en hoe Miriam het team daarbij ondersteunt.

Gevraagd naar de ambities van het CIO-Office voor 2024, is Simones eerste reactie meteen passend: “Ze hangen hier achter mij.”

Het kenmerkt obeya: de aanpak combineert een fysieke ruimte met een werkwijze, om effectief met meerdere stakeholders naar gezamenlijke doelen toe te werken. De vier muren van de obeya vallen samen met de welbekende Plan, Do, Check, Act-cycle: één muur met de doelen, één met de verbeterprojecten, één met de prestaties en één met maatregelen.

Simone licht toe dat de belangrijkste taak van de CIO-Office ligt in het definiëren van de UWV IV-strategie, het opstellen van beleid en het vaststellen van de daarbij horende kaders en richtlijnen. De implementatie van dit beleid ligt bij de verschillende divisies, elk met een eigen directie en IV-afdeling.

Gefragmenteerde aanpak

Toen Simone in oktober 2022 begon in haar rol, merkte ze dat elke afdeling binnen de CIO-Office eigen doelen had betreffende kaders, richtlijnen en beleid. Dit leidde tot een gefragmenteerde aanpak, terwijl ze streefde naar een meer samenhangende aanpak: “Ik wilde een integrale sturing vanuit de CIO-Office, want er zit in de praktijk ook veel samenhang en afhankelijkheid tussen de doelen van de verschillende afdelingen.”

Een voorbeeld: de ontwikkeling van architectuur heeft direct invloed op de projecten en programma’s die deel uitmaken van het portfolio. “Hetzelfde geldt voor informatiebeveiliging, het voortbrengingsproces en leveranciersmanagement die tijdens aanbestedingen weer rekening heeft te houden met architectuur”, geeft Simone aan. “Het is geen toeval dat deze afdelingen in één office zijn ondergebracht, en we willen de kracht ervan beter benutten.”

Daarom werkt de afdeling nu met de Plan, Do, Check, Act-cycle. De kunst is om deze ook goed in te richten, legt Simone uit. “We plannen heel veel, maar zien we ook voldoende op de voortgang toe en sturen we in een regelmatig ritme genoeg bij? Als je die twee taken goed wil doen, heb je daar ook goede skills voor nodig.”

“Verder onderzoeken we of er andere – en slimmere – oplossingen zijn om mee te versnellen. Daarnaast zijn we bezig met het opzetten van een LACE (Lean Agile Center of Excellence) om onze way Of working UWV-breed te ondersteunen. We werken binnen UWV al agile en we willen vanuit onze regierol de agile way of working en functionele samenwerking binnen de waardestromen versterken.”

Waar staat de CIO-Office voor?

Simone greep haar start bij het UWV aan als een moment om met elkaar vast te stellen waar de CIO-Office voor staat, en wat de afdeling in gezamenlijkheid te doen heeft. “Daar kwamen toen hele mooie doelen uit.”

In plaats van het conventionele pad te volgen en een uitgebreid plan op te stellen, koos ze voor een andere aanpak: “Ik had al vaak meegemaakt dat iedereen zo druk is met de orde van de dag dat we veel te laat constateerden dat we al veel van de doelen waren afgeweken.”

“De obeya heeft een enorme bijdrage geleverd aan het worden van een team en het beleven van de gezamenlijkheid.”

Met de introductie van obeya zag ze een kans om de doelen die bij aanvang zijn vastgesteld continu in het vizier te houden. “Maar ook door constant de dialoog met elkaar te hebben, waarin we vaststellen wat er goed en minder goed gaat en welke bijsturing noodzakelijk is. Kortom: de obeya helpt ons om sámen doelen scherp te stellen en hier ook samen keuzes in te maken om vervolgens samen tot realisatie te komen.”

De magie van de obeya

Inmiddels begint de CIO-Office “de magie van de obeya” te voelen, geeft Simone aan. “De obeya heeft een enorme bijdrage geleverd aan het worden van een team en het beleven van de gezamenlijkheid.”

“Hier zijn we enorm in gegroeid. Er is aandacht om belangrijke zaken niet onbesproken te laten, maar om het gesprek aan te gaan met als doel om te leren en te verbeteren. Dit stelt het team in staat samen scherper keuzes maken, waarbij de gekozen doelen echt worden gezien als gezamenlijke doelen en niet meer als de doelen van de verschillende afdelingen. Daarmee is onze planningsmuur echt van ons allemaal geworden.”

Ook wordt de prestatiemuur nu concreet gemaakt. Dit is volgens Simone ook gelijk de moeilijkste. “Je wil zaken graag meten, maar heb je wel de juiste informatie om te meten en te sturen? Het feit dat prestaties meetbaar zijn en je ook weet dat nog niet alles meetbaar is, maakt dat alles heel transparant wordt en dat is de grootste waarde.”

“Als je voor het bord staat en je hebt toegezegd iets te gaan doen en het is niet gedaan, is dit ook direct zichtbaar. Wat dan belangrijk is, is dat je dán de goede dialoog met elkaar hebt en de oorzaak zoekt waarom het nog niet is gelukt. Kortom, wat hebben we hier nog te doen en kunnen we elkaar hier helpen?”

Wat obeya mede zo effectief maakt, geeft Simone aan, is de fysieke ruimte. “Het starten met een fysieke muur was een van de belangrijkste versnellers. Iedereen start letterlijk vanuit hetzelfde startpunt. Bovendien kun je jezelf – in tegenstelling tot in een digitale obeya – niet verschuilen. Je moet het gesprek aan. Iedere vorm van afhaken van een deelnemer in de obeya ziet iedereen, waardoor je mensen weer kan betrekken.”

Obeya coach

Obeya succesvol implementeren en effectief gebruiken gaat echter niet vanzelf. In juni 2023 kwam daarom Miriam Lorenzo-Miske van Towson aan boord als obeya coach.

“Gedurende de start zijn we best een tijd bezig geweest met de vraag ‘hoe doen we nu obeya?’”, schetst Simone. “In die periode hadden we Miriam nog niet als coach en hadden we de manier van werken niet strak genoeg neergezet. Daardoor waren we aan het worstelen met de methodiek, met als gevolg dat we te lang in de strategiemuur bleven stilstaan en we daardoor de discussie over de doelen bleven herhalen.”

“De oorzaak hiervan was dat we alles in één keer goed wilden doen”, legt ze uit. “We bleven elkaar uitleggen ‘Wat bedoelen nu met deze doelen?’. Dit blokkeerde ons om de stap naar de andere muren te maken.”

“We maken veel effectiever gebruik van de kracht van de obeya.”

Professionele ondersteuning was dan ook zeer welkom. “Miriam heeft als obeya coach het team geholpen om als eerste stap twee doelen aan te pakken, en daarmee dóór te stappen naar de volgende muren om daar samen goed de obeya op in te richten.”

Ook richtte ze een vakgroep in waarmee de initiatieven rondom obeya binnen het UWV op hun beurt ook weer samenwerken. “Dit helpt om het werken met een obeya UWV-breed op een goed niveau te krijgen”, legt Simone uit.

Al met al is ze zeer te spreken over de bijdrage van de Towson-consultant. “Miriam is een coach die ons op een goede manier uitdaagt om deel te nemen aan de obeya en de juiste zaken te benoemen. Daarnaast heeft ze het geduld om ruimte te geven om verbeteringen te realiseren.”

“Als je zelf nog onvolwassen bent, heb je een goede obeya coach nodig die je helpt om dit vanaf het begin af aan goed neer te zetten. Dit begint steeds meer vruchten af te werpen. Zo konden we dit jaar veel beter van start en maken we ook veel effectiever gebruik van de kracht van de obeya.”

Grote ambitie

In het nieuwe jaar wil Simone doorpakken met het verder omarmen van obeya. “Voor het team van de CIO-Office willen we dat het gebruik van de obeya routine gaat worden en dat het voorbereiden van de obeya-rituelen een heel vanzelfsprekend onderdeel van de manier van werken blijft. Zo houden we de ambitie en de doelen in zicht en kunnen we zichtbaar de voortgang realiseren en meten.”

Ondertussen omarmen ook andere afdelingen de aanpak. “In de breedte van UWV wordt obeya al op meerdere plaatsen binnen de organisatie ingezet. Door het oprichten van de obeya-vakgroep willen we het aankomende jaar een platform creëren om effectief van elkaar te leren.”

“Op centraal IV-niveau hebben wij een IV die ook de obeya gaat inzetten om scherpe keuzes te blijven maken en focus te behouden”, geeft Simone aan. “Dit is belangrijk, want als UWV hebben we grote ambitie en met het maken van goede keuzes voorkomen we dat er te veel op onze medewerkers afkomt.”